In English: General terms and conditions

In leicht verständlicher Sprache

Frühere Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) verlieren ihre Gültigkeit. Mündliche Nebenabreden sind nicht getroffen.

Zustandekommen des Vertrages – Anmeldung

Der Vertrag kommt mit der Anmeldung zu einer Veranstaltung und der Annahme durch die Volkshochschule (vhs) zustande. Anmeldungen sind jederzeit per Brief, Fax, E-Mail, persönlich oder über das Internet möglich. Die Anmeldungen werden in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet. Ihre Anmeldung muss mindestens sieben Tage vor Kursbeginn erfolgen.

Die Teilnahme wird seitens der vhs durch eine Anmeldebestätigung bescheinigt. Falls eine Woche nach Absenden der Anmeldung keine Antwort oder Anmeldebestätigung von der vhs Erlangen erhalten wurde, wird darum gebeten, umgehend mit der vhs-Verwaltung Kontakt aufzunehmen.

Ohne gültige Anmeldung ist die Teilnahme an den vhs-Veranstaltungen nicht zulässig. Davon ausgenommen ist die erste Kursstunde im Sprachenbereich. Hier muss die Anmeldung spätestens bis zum zweiten Veranstaltungstermin erfolgt sein.

Bezahlung

Im Regelfall werden für die Teilnahme an Veranstaltungen Entgelte und Auslagen berechnet. Deren Höhe ist bei den jeweiligen Kursbeschreibungen angegeben. Die Entgelte und Auslagen werden mit Veranstaltungsbeginn fällig. Diese werden spätestens drei Wochen nach Beginn der Veranstaltung mittels SEPA-Lastschriftverfahren vom angegebenen Konto abgebucht. Zur Bearbeitung wird daher eine gültige Bankverbindung und das SEPA-Lastschriftmandat benötigt.

Bei einer persönlichen Anmeldung im Servicebüro kann alternativ mittels Giro- oder Kreditkarte bezahlt werden, das Entgelt wird in dem Fall sofort von dem Konto abgebucht. Es kann auch gegen Rechnung bezahlt werden. Im Anmeldeformular ist hierfür im Feld für die Bankverbindung "Rechnungsstellung" zu vermerken. Bei einer Kursanmeldung über die Webseite der vhs ist der Menüpunkt "Rechnungsstellung" auszuwählen. Für den Mehraufwand bei einer Rechnungsstellung wird eine Bearbeitungspauschale von 5 Euro berechnet.

Entgelte und Auslagen für Deutschkurse mit Niveaustufe A1/1 bis C2/2 und für Goethe-Prüfungen werden mit der Anmeldung fällig. Gleiches gilt für die Anmeldung zum Einbürgerungstest.

Kann ein Abbuchungsauftrag mittels Lastschrift oder Girokarte nicht durchgeführt werden (z.B. fehlerhafte Angaben bei der Bankverbindung oder nicht ausreichende Kontendeckung), stellt die vhs den fälligen Betrag zuzüglich 5 Euro Bearbeitungspauschale und Rücklastschriftgebühr (abhängig vom jeweiligen Kreditinstitut des Teilnehmenden) in Rechnung.

Es wird darauf hingewiesen, dass an der Abendkasse aus organisatorischen Gründen keine Gutscheine eingelöst werden können.

Leistungsumfang

Der Umfang der Leistungen, Beginn und Dauer der Veranstaltungen ergeben sich aus den Kursbeschreibungen im Programm. Falls ein Kurstag aufgrund der Verhinderung von Dozent*innen oder anderweitiger Ursachen entfällt, versucht die vhs, einen Nachholtermin zu organisieren. Sollte dies nicht möglich sein, wird das Kursentgelt für die ausgefallenen Stunden anteilmäßig erstattet. Änderungen aus organisatorischen Gründen, z.B. bei Unterrichtsterminen, -orten oder Lehrpersonal, bleiben vorbehalten.

Ermäßigungen

(ausgenommen Studienreisen, Exkursionen, Materialkosten, Auslagen und Kurse, die im Programmheft mit „keine Ermäßigung möglich“ gekennzeichnet sind)

• Inhaber*innen des „ErlangenPasses“ (75%)

• Bezieher*innen von Bürgergeld, Grundsicherung nach den Vorgaben des SGB XII, Wohngeld oder Berufsbildungsbeihilfe (75%)

• Bezieher*innen von Leistungen nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) oder nach dem Asylbewerberleistungsgesetz (AsylbLG) (75%)

• Teilnehmer*innen an einem „Freiwilligen Sozialen Jahr“ (FSJ), einem „Freiwilligen Ökologischen Jahr“ (FÖJ) oder am „Bundesfreiwilligendienst“ (BFD) (75%)
   
• Teilnehmer*innen mit „Au Pair“- Status (20%)
   
• Inhaber*innen eines Schülerausweises (20%)
   
• Inhaber*innen eines Studentenausweises (20%)
   
• Auszubildende (20%)

Für die Gewährung einer Ermäßigung ist der entsprechende Nachweis sowie der Personalausweis beim Buchen des Kurses vorzulegen. Bei einer Online-Anmeldung ist es erforderlich, den Nachweis unverzüglich per E-Mail, per Post oder persönlich im vhs-Servicebüro nachzureichen. Es kann jeweils nur eine Ermäßigungsart in Anspruch genommen werden. Ermäßigungsansprüche, die nach Kursbeginn geltend gemacht werden, können nicht berücksichtigt werden.

Begleitpersonen von Menschen mit Behinderung

Menschen mit Behinderung, die das Merkzeichen "B" in ihrem Schwerbehindertenausweis führen, sind dazu berechtigt, eine Assistenzkraft zu den gebuchten Kursen mitzubringen. Diese Assistenzkraft zählt nicht zu den teilnehmenden Personen, sie hat für die Begleitung der Person mit Behinderung kein Entgelt zu entrichten. Dies gilt nicht bei Studienfahrten und Exkursionen. Hier wird von der Assistenzkraft eine Aufwandsentschädigung erhoben. Zudem ist als Nachweis der Berechtigung der Schwerbehindertenausweis vorzulegen.

Rücktritt von Teilnehmenden

Eine Anmeldung zu den kostenpflichtigen Veranstaltungen ist verbindlich und verpflichtet zur Zahlung des Entgelts. Ein Rücktritt ist unter den nachfolgenden Bedingungen möglich:

Alle Rücktritte müssen schriftlich bei der vhs eingehen. Eine Abmeldung bei den Dozent*innen oder ein Fernbleiben von der Veranstaltung gilt nicht als Rücktritt. Für die Einhaltung der Frist ist der Eingangsstempel bei der vhs entscheidend.

Ein Rücktritt ist ohne Angabe von Gründen bis sieben Tage vor Kursbeginn möglich (außer Sprachprüfungen und Einbürgerungstests).

Bei einem Rücktritt wird eine Bearbeitungspauschale in Höhe von 5 Euro fällig. Zusätzlich wird für den Mehraufwand bei einer gewünschten Rechnungsstellung eine Bearbeitungspauschale von 5 Euro berechnet.

Ein Rücktritt von Sprachprüfungen ist nur bis zu dem im Programm genannten Anmeldeschluss möglich. Es wird eine Kostenpauschale in Höhe von 20 Euro berechnet. Danach kann ein Rücktritt nur noch gegen Vorlage eines ärztlichen Attests erfolgen. 50% der Prüfungsgebühr sind dennoch zu entrichten.

Wird in der Kursausschreibung eine andere Rücktrittsfrist genannt, so gilt diese.

Falls die Anzahl der Mindestteilnehmenden nicht erreicht wird, die Teilnehmenden jedoch die Kursfortführung wünschen, kann für Sprachkurse ein Kleingruppentarif vereinbart werden. Dieser liegt über dem im Programm ausgeschriebenen Kursentgelt und wird spätestens am zweiten Kurstermin festgelegt. Dadurch verliert der zuvor abgeschlossene Vertrag seine Gültigkeit. Sollten Teilnehmende mit dem neuen Vertrag nicht einverstanden sein, besteht die Möglichkeit, kostenlos zurückzutreten.

Für Cambridge-Prüfungen gelten separate Rücktrittsbedingungen. Informationen hierzu sind über den Programmbereich Sprachen erhältlich.

Rücktritt der Volkshochschule

Die vhs kann vom Vertrag zurücktreten, wenn

• die Anzahl der Mindestteilnehmenden nicht erreicht wird,

• Dozent*innen ausfallen,

• aus anderen, nicht von der vhs zu verantwortenden Gründen, der Kurs nicht zustande kommt.

Wenn Teilnehmende das Kursentgelt schon bezahlt haben, wird es selbstverständlich erstattet.

Umbuchungen

Falls ein Wechsel von Veranstaltungen gewünscht ist, wird um Kontaktaufnahme mit der vhs Erlangen gebeten. Seitens der vhs wird versucht, innerhalb des Fachbereichs eine geeignete Ausweichveranstaltung zu finden. Die Ummeldung muss schriftlich unmittelbar nach dem ersten Kurstag erfolgen.

Teilnahmebestätigungen

Teilnahmebestätigungen können nur für Veranstaltungen des laufenden Semesters ausgestellt werden. Dazu muss der Kurs oder die Veranstaltung zu mindestens 80 % der angesetzten Zeit besucht worden sein. Das Erwünschen einer Teilnahmebestätigung kann dem Dozentierenden von dem Teilnehmenden mitgeteilt werden. 

Bei kostenfreien vhs-Veranstaltungen werden keine Teilnahmebestätigungen ausgestellt.

Urheberschutz

Fotografieren und audiovisuelle Mitschnitte sind in den Veranstaltungen nicht gestattet. Ausgeteiltes Lernmaterial darf ohne Genehmigung der vhs nicht vervielfältigt werden.

Haftung

Für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers und der Gesundheit haftet die vhs unbeschränkt für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit und einfache Fahrlässigkeit. Für sonstige Schäden haftet die vhs für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Für einfache Fahrlässigkeit haftet sie in diesem Zusammenhang nur, wenn wesentliche Vertragspflichten verletzt worden sind. Eine weitergehende Haftung als in diesem Vertrag, ohne Rücksicht auf die Rechtsnatur des geltend gemachten Anspruchs, ist ausgeschlossen. Vorstehende Haftungsbeschränkungen bzw. -ausschlüsse gelten jedoch nicht für eine gesetzlich zwingend vorgeschriebene verschuldensunabhängige Haftung oder die Haftung aus einer verschuldensunabhängigen Garantie. Soweit die Haftung ausgeschlossen ist, gilt dies auch für die persönliche Haftung der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen der vhs.

Allgemeine Hinweise

Bei Integrationskursen gelten zusätzlich die Richtlinien vom Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF).

Datenschutzbestimmungen

Auf die gültigen Datenschutzbestimmungen wird hingewiesen.

Verantwortlichkeitsausschluss

Es ist Aufgabe der vhs, ihr Programm – im Rahmen des Möglichen – der Vielfalt öffentlich geäußerter Meinungen und Standpunkte zu öffnen. Die vhs lädt deshalb vor allem in den Bereichen Gesellschaft, Kultur und Gesundheit immer wieder auch Referent*innen ein, deren Positionen oder Lehren sich nicht zwingend mit gesellschaftlichen Mehrheitsmeinungen oder wissenschaftlichen Grundsätzen decken müssen. Die vhs achtet lediglich darauf, dass vermittelte Kursinhalte nicht rechtsstaatlichen Grundsätzen bzw. der freiheitlich-demokratischen Grundordnung der Bundesrepublik Deutschland widersprechen.

Gendergerechte Sprache

Das Gendersternchen* steht für eine Vielfalt an Geschlechtsidentitäten. Damit werden auch diejenigen angesprochen, die sich nicht dem männlichen oder weiblichen Geschlecht zuordnen.

These terms and Conditions replace all previous Terms and Conditions. Verbal ancillary agreements are deemed not to exist.

Formation of contract - enrolment

Enrolment in a course and confirmation of said enrolment by the Volkshochschule (vhs) is deemed evidence of the formation of a contract between the parties. Enrolment is possible at any time and can be done in writing, by fax, by E-mail or online. Enrolments will be processed in the order in which they are received. Enrolments must be received at the latest seven days prior to the beginning of the course.

Confirmation of enrolment will be sent to you for your perusal. If you do not receive a reply or confirmation of enrolment from us within approximately one week of sending your enrolment request, please contact the vhs administration immediately.

Participation in all other vhs courses is not permitted without proper enrolment. This does not apply to courses or events that are free of charge. Please bring confirmation of your enrolment with you on your first day of the course.

Enrolment for language courses must be received no later than the date of the second class.

Payment

Participants are required to pay the course fees and expenses indicated in the respective course descriptions. These fees and expenses are due at the beginning of the course and will be debited from the designated account by SEPA direct debit at the latest three weeks after the course has commenced. To authorise us to collect payment from the designated account, we require you to provide us the relevant bank account details and a valid SEPA direct debit mandate. For those enrolling in person at the Servicebüro, course fees can also be paid by debit card. In this case, the fees are due immediately. Course fees can also be paid by invoice. In this case, the word “invoice” should be entered in the space provided for your bank details in the registration form. For online enrolment, select payment by invoice by clicking on “Rechnungsstellung”. An administrative fee of EUR 5 is charged for invoice payments.

Course fees and charges for A1/1 to C2/2 German courses as well as for German language proficiency examinations offered by the Goethe Institute are payable at the time of enrolment.

If a debit order is returned (e.g. due to incorrect bank data or insufficient funds), a EUR 5 administrative fee and the applicable bank charges (depending on your credit institute) will be charged to you by invoice in addition to the course fees.

Please note that for organisational reasons, vouchers may not be redeemed at evening events where have not paid in advance.

Scope of services

The scope of services as well as course start dates and duration can be found in the course descriptions in the vhs brochure. If a course has to be cancelled for reasons of teacher absence, we shall endeavour to arrange a make-up date. If this is not possible, a proportion of the course fee shall be reimbursed for the cancelled class.

Changes due to organisational reasons, e.g. date/location or teacher , are subject to alterations.

Special discounts

• holders of the “ErlangenPass” (75%)

• people receiving unemployment benefit II, social assistance benefit pursuant to German Social Code Book 12 (SGBXII), housing allowance or a vocational training grant (75%)

• people receiving benefits under the German Education and Training Assistance Act or the Asylum Seekers’ Benefits Act (75%)

• young adults participating in the educational and orientation programmes “Voluntary Social Year” (FSJ) and ”Voluntary Ecological Year” (FÖJ), as well as those doing “Federal Voluntary Service” (BFD) (75%)

• registered severely disabled persons (category B) including one personal assistant (50%)

• people with an official “Au-Pair” status (20%)

• holders of a student ID of a secondary school (20%)

• holders of a student ID of a university/college until the age of 27 (20%)

• trainees/apprentices (20%)

Discounts on courses shall only be granted if corresponding evidence of eligibility for a discount and a valid ID card is presented on enrolment. If you enrol online please hand in the evidence quickly by E-mail, by post or in person at the Servcebüro. Only one discount can be granted at any time. Discounts will not be granted retrospectively.

Cancellation / Right of rescission

Once you are enrolled, you are obligated to pay the fee.

If you are unable to take part in the course after you have booked it, cancellation is only possible under the following conditions:

All cancellations must be submitted to the vhs in writing (by letter, fax, or E-Mail – see Contact for address). Informing the teacher or failing to attend the course is not considered cancellation. Please note that the vhs date of receipt stamp determines the cancellation date.

For any and all cancellation modalities where payment by invoice is your chosen payment method, an administrative fee for payment by invoice will be charged in addition to the applicable cancellation fee.

Courses may be cancelled without giving reasons up to seven days prior to the start of the course (except language exams and citizenship tests).

If you wish to cancel once this deadline has expired you may do so the day after the official start of the course only (for courses of a minimum of 6 course dates). A cancellation fee of € 5 will be due.

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Withdrawel from a language exam is only possible up to the given registration deadline and is subject to a €20 cancellation fee. Thereafter, cancellation is only possible if you submit a doctor's note. Nevertheless, 50% of the exam fees are to be paid.

Should a different cancellation deadline be mentioned in the course description in the vhs brochure then that given date will be valid.

If the minimum number of participants is not reached and the registered participants still wish the course to take place, a small group rate can be arranged. This rate is higher than the course fee specified in our documentation and will be determined at the latest at the second class. In this case, the existing contract shall cease to exist. Any participant who is not in agreement with the new contract is entitled to withdraw from the contract.

The cancellation policy for Cambridge Examinations differs from that of the vhs. Corresponding information can be obtained from the vhs language department.

This does not affect your statutory right of revocation under German law. The right of revocation applies solely to enrolment via the Internet, in writing or by fax or E-mail. The statutory right of revocation does not apply to cookery or nutrition courses, examinations and day excursions.

Cancellation on the part of the Volkshochschule

The vhs reserves the right to cancel the contract if:

• the minimum number of participants is not reached
• the teacher is absent or
• if the course has to be cancelled for other reasons for which the vhs is not responsible.

If you already have payed the fee you will get you money back.

Changing courses

If you wish to change course, notify us of your request. We will endeavour to meet your request and find a suitable alternative within the same department. Requests to change course must be submitted in writing, immediately after the first day the course starts officially.

Certificate of attendance

Certificates of attendance can only be issued for courses taken in the current semester and to participants with 80 % attendance or more in the respective course. For general health and wellbeing courses (“Gesundheit”), certificates of attendance can only be issued for those courses that have been certified by the inspection and certification body Zentrale Prüfstelle Prävention (ZPP) (for more details see course description). Notify your teacher if you require a certificate of attendance, which can then be picked up from the vhs Servicebüro or mailed on request. Certificates of attendance will not be issued for vhs courses that are free of charge.

Copyright

Audio recording, videotaping, photography or any other audio-visual recording is not permitted in the courses or classes. Teaching material may not be reproduced without prior consent from the vhs.

Liability

Liability on the part of the Volkshochschule for any damage, whatever the legal basis for such claims, is limited to cases of alleged wilful misconduct or gross negligence. This limitation shall not apply to liability for injury to life, limb or health.

General information

For integration courses, the guidelines in place at the German Federal Ministry for Migration and Refugees (BAMF) apply in addition.

Privacy note

The provisions set down in our privacy policy apply.

Exclusion of responsibility

It is the responsibility of the vhs to open its courses, within the realm of possibility, to the diversity of public opinion and views. In keeping with this, the vhs regularly invites guest speakers - in particular from the fields of society, culture and health - whose ideas and views are not necessarily in line with the majority of public opinion or scientific principles. The sole responsibility of the vhs is to ensure that course content does not conflict with the basic principles of the rule of law or the constitution of the Federal Republic of Germany.