Datenschutzhinweise im Zusammenhang mit der Organisation und Durchführung von vhs-Kursen

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenerhebung ist die Stadt Erlangen, Volkshochschule Erlangen, Friedrichstr. 19-21,      91054 Erlangen, E-Mail: vhs.sekretariat@stadt.erlangen.de, Telefon: (0 91 31) 86 26 68.

2. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Die behördliche Datenschutzbeauftragte der Stadt Erlangen erreichen Sie unter Rathausplatz 1, 91052 Erlangen, E-Mail: datenschutz@stadt.erlangen.de, Telefon: (0 91 31) 86 23 21 bzw. 86 22 73.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

a. Zwecke der Verarbeitung

Ihre Daten werden zur Organisation, Durchführung sowie Nachbereitung von vhs-Kursen (einschließlich Kursanmeldung und -vorbereitung) genutzt.

b. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit Art. 4 Abs. 1 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) und BayEBFöG, der Satzung für die Volks- hochschule Erlangen sowie ggf. IntV und §§ 44 ff. und 88a Abs. 1 Satz 1 AufenthG, EinbTestV, StAG, IntTestV und ANBest-K sowie die Richtlinie zur Förderung von Prämiengutscheinen und Beratungsleistungen im Rahmen des Bundesprogramms Bildungsprämie sowie gem. der Förderrichtlinie „Kultur macht stark“ (2018 – 2022) verarbeitet.

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten

An die jeweiligen Dozent*innen des Kurses bzw. der Veranstaltung geben wir Ihren Vor- und Nachnamen zur Vorbereitung und Durchführung des Kurses sowie zur Führung der Anwesenheitsliste weiter. Bei TELC-Prüfungen, GOETHE-Prüfungen und BAMF-Kursen müssen wir zudem die Muttersprache an diese weitergeben.

Bei Einbürgerungstests und TELC-Prüfungen wird auch das Geburtsland und der Geburtsort an den/die Dozent*In weitergegeben. Bei BAMF-Kursen werden zudem relevante Informationen (Personenkennziffer, Staatsangehörigkeit, Bildungsstand, Schreibkundigkeit, Ergebnis vom Einstufungstest, der Teilnehmer-Typ, der Kostenbefreiungstyp und die Berechtigungsschreiben) weitergegeben.

Bei Ferienbildungsangeboten im Rahmen des gebundenen Ganztags bzw. bei talentCAMPus-Veranstaltungen werden zudem das Geschlecht, Daten von den Erziehungsberechtigten für die Kontaktierung bei Notfällen, ein Wunsch für vegetarisches Essen, abholungsberechtigte Personen, relevante Erkrankungen, welche berücksichtigt werden müssen, ggf. das Alter und die Schule erhoben und weitergegeben.

Bei Veranstaltungen, welche mit Kooperationspartnern durchgeführt werden, leiten wir an diese die zur Vertragserfüllung notwendigen Informationen weiter. Diese umfassen den Vor- und Nachnamen für die Kontrolle der Anwesenheiten sowie ggfs. die Kontaktdaten (nur bei Fahrten) notwendig.

Für vhs.cloud-Kurse legen wir für Sie mit dem Vor- und Nachnamen sowie einer persönlichen E-Mail-Adresse einen vhs.cloud-Zugang an.

Für die Teilnahme an zertifizierten Prüfungen und Abschlüssen (z.B. Cambridge- oder TELC-Prüfungen, IHK-Prüfungen, Xpert, Finanzbuchhalter) leiten wir die hierzu erforderlichen Daten an die Prüfungsinstitute inkl. die jeweiligen Aufsichtspersonen bei der Prüfung und die Prüfer*innen weiter. Diese umfassen neben dem Vor- und Nachnamen, Anschrift, Kontaktdaten und Geburtsdatum auch ggf. die Muttersprache (TELC-Prüfung, GOETHE-Prüfung, BAMF) und den Geburtsort und -land (Teilnahme am Einbürgerungstest, TELC-Prüfung). Diese Übermittlungen dienen der Vertragserfüllung.

Für die Teilnahme an Integrationskursen müssen wir den Vor- und Nachnamen, Anschrift, Geburtsdatum, die Personenkennziffer, die Staatsangehörigkeit, den Bildungsstand, die Schreibkundigkeit, das Ergebnis des Einstufungstests, den Teilnehmertyp, den Kostenbefreiungstyp, die Abwesenheiten und Berechtigungsschreiben an das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (kurz „BAMF“) zur Abrechnung von Fahrtkosten und Zuschüssen weitergeben. Ferner kann bei Landesmittelkursen und solchen, die von der Agentur für Arbeit gefördert werden, eine Übermittlung an Behörden erforderlich sein. Diese Übermittlungen beruhen auf einer rechtlichen Verpflichtung.

Bei Personen, welche einen ErlangenPass nutzen, werden neben dem Vor- und Nachnamen auch die ErlangenPass-Nummer und das Geburtsdatum zur Abwicklung der Abbuchung der Kurse über den ErlangenPass an das Sozialamt / ErlangenPass-Stelle weitergeben.

Bei Veranstaltungen mit einer Abendkassenkraft, erhält diese Person zur Einlasskontrolle eine Anwesenheitsliste, mit den jeweiligen Vor- und Nachnamen.

Für den Support bei technischen Problemen mit der Homepage, welche von der vhs nicht selbst gelöst werden können, leiten wir die zur Problem-Lösung erforderlichen Daten, an die ITEM KG weiter. Die Datenübermittlung erfolgt im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften. Gleiches gilt für den IT-Dienstleister der Stadt Erlangen (KommunalBIT) sowie die Kufer Software GmbH bei Supportanfragen bzgl. technischen Problemen, welche wir selbst nicht lösen können.

Bei Teilnehmenden, welche eine Bildungsprämie in Anspruch nehmen, leiten wir den Antrag des Teilnehmenden auf Förderung einer Fortbildung unter Nutzung einer Bildungsprämie (Zuwendungsantrag inklusive Auflistung der Prämiengutscheine, für die eine Förderung beantragt wird, die Prämiengutscheine im Original, für jeden Prämiengutschein: geeigneter, steuerrechtlich anerkannter Zahlungsnachweis, Auszug aus dem veröffentlichten Seminar-/ Kursprogramm, Durchschrift der Originalrechnung bzw. der Zahlungsaufforderung an die teilnehmende Person, eine von der teilnehmenden Person und dem Weiterbildungsanbieter nach Abschluss der Maßnahme unterschriebene Bestätigung über die Teilnahme an der Veranstaltung im Original) an das Bundesamt für Bildung und Forschung weiter.

Von Personen, welche an talentCAMPus-Angeboten teilnehmen, leiten wir zur Abrechnung des Angebots die Anwesenheitsliste (Vor-, Nachname, Anschrift, Tage der Anwesenheit) an den Deutschen Volkshochschulverband e.V. weiter.

Von Personen, welche Alpha+-Kurse besuchen, leiten wir den Vor- und Nachnamen, die Anschrift, die Schreibkundigkeit, das Geschlecht, das Alter, den Schulabschluss sowie den Kurseintritt an die Regierung von Niederbayern zur Abrechnung weiter.

5. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

SEPA-Lastschrift-Mandate werden 36 Monate nach der letzten Lastschrift gelöscht.

Die Löschung der IP-Adresse von Websitebesuchern erfolgt nach Ablauf von 30 Tagen.

Der Teilnehmer-Login wird auf Wunsch gelöscht.

Die Vernichtung der Deutsch-Tests für Zuwanderer und von BAMF-Unterlagen erfolgt 5 Jahre nach Ablegung des Tests, falls nicht steuerrechtliche noch andere Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist vorgeben.

Bei ESF-Mittelprojekten aus der Förderphase 2007 bis 2013 enden erst am 31.12.2023 nach ANBestP die Aufbewahrungsfristen, normalerweise aber bereits nach 5 Jahren nach der Vorlage des Verwendungsnachweises, falls nicht steuerrechtliche noch andere Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist vorgeben.

Bildungsprämien (Antrag, Zusage, Rechnungen und Ähnliches) müssen mindestens 5 Jahre ab Bescheiddatum aufgehoben werden.

Berechtigungsscheine für Integrationskurse werden drei Jahre nach vollständiger Inanspruchnahme des individuellen Stundenkontingents vernichtet, falls nicht steuerrechtliche noch andere Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist vorsehen.

Unterlagen von Einstufungstests, Unterlagen von Alpha+ und von talentCAMPus Angeboten werden 5 Jahre nach dem erfolgten Einstufungstest, Vorlage des Verwendungsnachweises bzw. nach der Beendigung der Prüfung des Projekts vernichtet, falls nicht steuerrechtliche noch andere Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist vorgeben.

Zwischentests von BAMF-Kursen werden unmittelbar nach Ende des entsprechenden Integrationskurses vernichtet. Ein Durchschlag des Prüfungsprotokolls und die Bewertungsbögen aus der mündlichen Prüfung werden 1 Jahr nach Ablauf des Tages, an dem das Prüfungsergebnis mitgeteilt wurde, vernichtet.

Alle anderen Daten, welche im Rahmen der Organisation und Durchführung von Kursen erhobenen werden,     werden spätestens zehn Jahre nach der Erhebung und Vertragsabwicklung bei der Volkshochschule Erlangen unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

6. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

  • Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
  • Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
  • Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die Stadt Erlangen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz (Postfach 22 12 19, 80502 München, Telefon: (0 89) 2 12 67 20, Fax: (0 89) 21 26 72 50 E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de

7. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

8. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Stadt Erlangen, Volkshochschule Erlangen, benötigt Ihre Daten, um die Kursbuchung mit Ihnen abschließen und in Ihrem Interesse bestmöglich erfüllen zu können. Hierbei wird zwischen zwingend abzugebenden und freiwillig anzugebenden Daten unterschieden. Werden die zwingend erforderlichen Daten (mit * markiert) nicht angegeben, kann der Kurs nicht gebucht werden.

Stand: 09.05.2022


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