Datenschutzerklärung

Wir, die Volkshochschule der Stadt Erlangen, freuen uns über Ihr Interesse an unserem Webauftritt unter der URL www.vhs-erlangen.de (nachfolgend „Website“ genannt). Nachstehend informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren Daten, soweit Sie unsere Services in Anspruch nehmen.

1. Allgemeines

„Personenbezogene Daten“ sind gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

Auf den Schutz von personenbezogenen Daten legt die Volkshochschule Erlangen großen Wert. Die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der Datenschutz-Grundverordnung, Bayerischen Datenschutzgesetz (BayDSG) sowie dem Telemediengesetz (TMG). Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der vhs Erlangen sowie die sorgfältig ausgewählten Dienstleistungsunternehmen sind von uns zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet worden.

2. Verantwortlichkeit

Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts ist die Datenschutzbeauftragte der Stadt Erlangen (Stadt Erlangen, Rathausplatz 1, 91051 Erlangen, datenschutz@stadt.erlangen.de, Tel. (09131) 86-2321 bzw. 86-2273.

3. Technische Umsetzung

Unser Web-Server wird durch die ITEM KG, Nobelstr. 8, 49716 Meppen, E-Mail: info@itemkg.de betrieben.

4. Speicherung von Zugriffsdaten auf dieser Webseite

Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Daher möchten wir Ihnen jederzeit Rede und Antwort bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen. Wenn Sie Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte oder wenn Sie zu einem Punkt vertiefte Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte jederzeit an uns.

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden während der laufenden Verbindung automatisch in Ihren Server Log Files Informationen erhoben und gespeichert, welche Ihr Browser an uns übermittelt.

Es handelt sich hierbei nicht um eine spezifische Funktion unserer Website, denn diese Daten werden ebenso beim Zugriff auf jede andere Website im Internet generiert. Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver aufgezeichnet:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
• Name und der URL der angeforderten Datei
• übertragene Datenmenge
• Meldung, ob der Zugriff erfolgreich war
• Erkennungsdaten des verwendeten Browsers und Betriebssystems
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt
• dem Namen Ihres Internet-Zugangs-Providers.

Wenn Sie die Verbindung zur Website beenden, ist auch die Aufzeichnung beendet. Die aufgezeichneten Daten werden nicht auf unserem Webserver gespeichert.

Die Erhebung dieser Daten ist aus technischen Gründen notwendig. Diese Daten sind für uns nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Eine Nutzung unserer Website ist ohne Bereitstellung Ihrer IP-Adresse technisch leider nicht möglich.

Personenbezogene Daten, die Sie uns während Ihres Besuchs auf unserer Internetseite aktiv mitteilen, werden zum Zweck der Durchführung von Kursbuchungen und den damit verbundenen Serviceleistungen erhoben, gespeichert und verarbeitet.

5. Cookies: Verwendung zur Gewährleistung der Benutzerfreundlichkeit

Wir speichern auf dem Speichermedium Ihres Endgeräts Cookies, um den Besuch unserer Website attraktiv zu gestalten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen. Dies dient unserem Vertriebsinteresse als berechtigtes Interesse.

Cookies sind kleine Textdateien, die vom Webserver unseres Providers an den Browser Ihres Endgeräts versandt und auf diesem gespeichert werden. Die Cookies werden benötigt, um Sie z.B. nach erfolgreicher Anmeldung zu Ihrem Nutzerkonto für die gesamte Dauer Ihres Besuches identifizieren und autorisieren zu können. Sie werden auch dann benötigt, wenn Sie Angaben z.B. im Rahmen einer Anmeldung für einen Kurs machen, ohne sich registriert zu haben, um Ihnen die mehrmalige Eingabe Ihrer Daten zu ersparen. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind sogenannte „Session-Cookies“. Diese Cookies werden nach Ende Ihrer Browser-Sitzung wieder vom Speichermedium Ihres Endgeräts gelöscht.

Meist ist der Browser Ihres Endgeräts so eingestellt, dass dieser die Erstellung und Speicherung von Cookies akzeptiert. Sie haben die Möglichkeit, Ihren Browser so einzurichten, dass er die Speicherung und Verwendung von Cookies generell oder für den Einzelfall ablehnt. In diesem Fall kann allerdings der Funktionsumfang unserer Website (z.B. Kursbuchung über den Kurs-Warenkorb, Benutzer-Login-Bereich für Teilnehmende, Anlegen und Verwalten von Merklisten) eingeschränkt sein.

6. Aktive Komponenten

Auf unserer Website wird Javascript als aktive Komponente verwendet. Diese Funktion kann durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers von Ihnen abgeschaltet werden.

7. Google Maps

Damit Sie Ihren Weg zu uns und in Ihren Kurs besser planen können, sind auf unserer Website (betrifft insbesondere die Kursdetailseiten) Google Maps eingebunden. Wir erfassen keinerlei Daten, wenn Sie diese Karten nutzen, z.B. indem Sie darauf klicken und eine Routenplanung vornehmen. Ggf. erfasst das Unternehmen Google Ihre Daten. Die Nutzungsbedingungen von Google Maps sind hier einsehbar: http://www.google.com/intl/de_US/help/terms_maps.html

8. Online-Kursanmeldung mit Gastzugang und mit Benutzerprofil

Die bei Anmeldung für einen Kurs werden die beim Gastzugang abgefragten Daten bzw. dem bereits angelegten Daten aus dem Benutzerkonto zur Durchführung von Kursbuchungen (Anbahnung, Abschluss, Abwicklung und Rückabwicklung) und für damit verbundene Servicedienste (z.B. Sicherstellung der Korrespondenz zwischen Ihnen und uns) erhoben, gespeichert und verarbeitet. Wir unterscheiden hierbei zwischen zwingend anzugebenden Daten (durch Sternchenhinweis gekennzeichnet) und freiwillig anzugebenden Daten. Ohne die zwingend anzugebenden Daten (Datensätze) kann kein Vertrag geschlossen werden.

Ihr Geburtsdatum bzw. -jahr erheben wir, um sicherzustellen, dass Sie volljährig sind, bzw. bei Minderjährigkeit etwaige Vorkehrungen zu treffen. Für besondere Kurse, z.B. Integrationskurse, kann die Angabe des Geburtsdatums zwingend erforderlich sein.

Die Abfrage Ihrer Festnetz- bzw. Mobilfunknummer erfolgt in unserem berechtigten Interesse, Sie z.B. bei einer Möglichkeit von der Warteliste nachzurücken, Kursänderungen oder Ähnliches unmittelbar kontaktieren zu können. Auch die weiteren freiwilligen Angaben werden zur Vertragsdurchführung verwendet.

Durch Angabe von IBAN, Name und Vorname des Kontoinhabers können Sie uns ein Lastschriftmandat erteilen. Die freiwilligen Zusatzangaben dienen ebenfalls der Durchführung des Lastschriftmandats. Wenn Sie uns die zwingend erforderlichen Bankdaten nicht bereitstellen, erfolgt keine Lastschrift und Sie müssen die Zahlung des Kursbeitrags anderweitig veranlassen. Für die Rechnungsstellung entsteht eine Bearbeitungspauschale von 5,- €.

Ihre Daten werden dabei unter Verwendung einer Software (SSL) verschlüsselt und sicher übertragen. Sie erkennen dies an dem Symbol eines geschlossenen Vorhängeschlosses in der Adressleiste Ihres Browsers. Unsere Webseite ist durch technische Maßnahmen gegen Beschädigung, Zerstörung, unberechtigten Zugriff geschützt.

Personenbezogene Daten, die Sie uns zur Abwicklung von Bestellvorgängen mitteilen, können aus handels- und steuerrechtlichen Gründen bis zu 12 Jahren gespeichert werden.

Ohne Ihre Einwilligung wird die vhs Erlangen Ihre personenbezogenen Daten nicht für Zwecke der Werbung oder Meinungsforschung nutzen.

Ebenfalls verwenden wir die Daten, selbstverständlich anonymisiert, für statistische Zwecke, um unser Angebot zu optimieren (z.B. Wie viele Frauen und wie viele Männer nutzen unser Angebot?). Ein Rückschluss auf Ihre Person ist nicht möglich.

Sämtliche von Ihnen bereitgestellten Daten werden elektronisch gespeichert. Die hierdurch entstehenden Datenbanken und Anwendungen können durch von uns beauftragte IT-Dienstleister betreut werden. Die Nichtangabe von freiwilligen Daten hat keine Auswirkungen.

Wir informieren Sie hiermit, dass Sie bei Online-Buchungen die Anmeldebestätigung per E-Mail erhalten.

9. Benutzerprofil

Sie haben die Möglichkeit, ein Benutzerprofil für unsere Website anzulegen. Dies hat zum Vorteil, dass Sie bei der nächsten Anmeldung Ihre Daten nicht erneut eingeben müssen und auch Ihre bereits online gebuchten Kurse einsehen können.

Beim Anlegen eines Benutzerprofils werden Sie aufgefordert, die entsprechende Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt), Geburtsdatum, Telefon tagsüber bzw. Mobiltelefon und eine aktuelle E-Mail-Adresse anzugeben. Die mit einem Sternchenhinweis gekennzeichneten Datenfelder sind Pflichtangaben und dienen der Begründung und Durchführung des Nutzungsvertrags. Die übrigen Angaben sind freiwillig.

Ohne Angabe Ihrer E-Mail-Adresse und das Bereitstellen eines Passworts können wir Sie Zugangsdaten nicht authentifizieren und kein geschütztes Benutzerprofil anbieten. Ohne Angabe Ihres Geburtsdatums können wir nicht prüfen, ob wir die Zustimmung Ihrer Eltern für die Einrichtung des Benutzerprofils benötigen. Die Nichtbereitstellung der freiwilligen Angaben bleibt folgenlos.

Das Anlegen eines Benutzerprofils ist freiwillig. Der Zugang zu Ihrem Nutzerkonto ist nur nach Eingabe Ihres persönlichen Passwortes möglich. Sie sollten Ihre Zugangsinformationen stets vertraulich behandeln und das Browserfenster schließen, wenn Sie die Kommunikation mit uns beendet haben, insbesondere wenn Sie Ihr Endgerät gemeinsam mit anderen nutzen.

Nachdem Sie ein Benutzerprofil angelegt haben, können Sie in diesem Ihre persönlichen Daten einsehen und bearbeiten. Sie erhalten ferner eine Übersicht der online gebuchten Kurse. Die im Servicebüro oder via Postweg gebuchten Kurse sind hier für Sie nicht einsehbar. Bitte achten Sie darauf, sich vor Verlassen unserer Website von Ihrem Benutzerprofil abzumelden. Dies können Sie durch Anklicken der Schaltfläche „Abmelden“ auf unserer Website vornehmen. Dies dient dem Schutz Ihrer Daten vor dem unberechtigten Zugriff Dritter.

Ihr Benutzerprofil können Sie jederzeit gegenüber uns durch eine E-Mail an vhs.sekretariat@stadt.erlangen.de kündigen. Wir behalten uns das Recht vor, Ihr Benutzerprofil mit einer Frist von 4 Wochen zu kündigen, soweit Sie das Konto mehr als 3 Jahre nicht genutzt haben.

Sie können Kursanmeldungen jederzeit auch ohne Benutzerprofil durch eine Anmeldung als Gast vornehmen.

10. Kontaktformular

Bei Nutzung unseres Kontaktformulars, das über den Link https://www.vhs-erlangen.de/kontakt/kontaktformular.html abgerufen werden kann, werden Sie aufgefordert, Ihren Namen, Vornamen, E-Mail-Adresse und Nachricht anzugeben. Die mit einem Sternchenhinweis gekennzeichneten Datenfelder sind Pflichtangaben und dienen der Bearbeitung Ihres Anliegens. Dies dient abhängig von Ihrer Stellung als Interessent oder Kursteilnehmer der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder der Vertragsdurchführung. Die übrigen Angaben sind freiwillig.

Ohne Bereitstellung der Pflichtangaben erhalten Sie von uns keine Antwort. Die Nichtbereitstellung freiwilliger Angaben bleibt folgenlos.

11. Gesetzliche und vertragliche Pflichten zur Bereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer Daten uns gegenüber und der Nutzung unseres Kontaktformulars ist weder vertraglich noch gesetzlich vorgeschrieben.

12. Speicherdauer und Löschung von Daten

Nach Vertragsabwicklung werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten. In diesem Fall werden diese Daten bis zu 12 Jahre aufbewahrt. Ihre Daten werden für jegliche andere Verwendung außer ggf. zulässiger Postwerbung gesperrt. Mitgeteilte Bankdaten werden nach Widerruf der Einzugsermächtigung, erfolgreicher Bezahlung des Kursbeitrags bzw. bei Dauerlastschriftmandaten 36 Monate nach letztmaliger Inanspruchnahme gelöscht.

Die Daten, die Sie für Ihr Benutzerprofil bereitstellen, werden und bleiben so lange gespeichert, bis Sie oder wir Ihr Benutzerkonto kündigen.

Die Daten, die Sie uns bei Nutzung unseres Kontaktformulars bereitstellen, werden dann gelöscht, sobald die Kommunikation beendet beziehungsweise Ihr Anliegen vollständig geklärt ist und diese Daten nicht zugleich zu Vertragszwecken erhoben worden sind. Kommunikation zu Rechtsansprüchen wird bis zum Ende der Verjährung gespeichert.

13. Weitergabe Ihrer Daten

Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn wir hierzu aufgrund des geltenden Rechts berechtigt oder verpflichtet sind. Gleiches gilt, wenn wir Ihre Daten von Dritten erhalten.

Eine Berechtigung liegt auch dann vor, wenn Dritte die Daten in unserem Auftrag verarbeiten: Wenn wir unsere Geschäftstätigkeiten (z.B. Betrieb der Website, Angebotsanpassung, Teilnehmersupport, Erstellen und Versenden von Werbematerial, Datenanalyse und gegebenenfalls Datenbereinigung, Zahlungsabwicklung) nicht selbst vornehmen, sondern von anderen Unternehmern vornehmen lassen, und diese Tätigkeiten mit der Verarbeitung Ihrer Daten verbunden ist, haben wir diese Unternehmen zuvor vertraglich verpflichtet, die Daten nur für die uns rechtlich erlaubten Zwecke zu verwenden. Wir sind befugt, diese Unternehmen insoweit zu kontrollieren.

Eine Weitergabe Ihrer Daten kann grundsätzlich an Partner der vhs Erlangen erfolgen, soweit dies zur Abwicklung unserer Vertragsbeziehung erforderlich ist:

• Wir geben Ihren Vor- und Nachnamen an den jeweiligen Kursleiter bzw. der Abendkassenkraft zur Führung der Anwesenheitsliste des Kurses bzw. der Veranstaltung weiter.
• Bei Veranstaltungen, welche von anderen Kooperationspartnern organisiert werden, teilen wir diesen die zur Vertragserfüllung notwendigen Informationen mit.
• Für die Teilnahme an zertifizierten Prüfungen und Abschlüssen (z.B. Cambridge- oder TELC-Sprachprüfungen, IHK-Prüfungen, Xpert, Finanzbuchhalter) leiten wir die hierzu erforderlichen Daten an die Prüfungsinstitute weiter. Diese Übermittlungen dienen der Vertragserfüllung.
• Ferner kann bei Landesmittelkursen und solchen, welche durch die Agentur für Arbeit gefördert werden, eine Übermittlung an Behörden erforderlich sein. Diese Übermittlungen beruhen auf einer rechtlichen Verpflichtung.
• Befinden Sie sich mit einer Zahlung in Verzug, behalten wir uns vor, Ihre Daten (Name, Anschrift, Geburtsjahr) an die Stadtkasse der Stadt Erlangen zur Durchsetzung der Forderung als berechtigtes Interesse weiterzuleiten.

Die weitergegebenen Daten dürfen von den Dienstleistern ausschließlich zur Vertragserfüllung verwendet und nicht weitergegeben werden.

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weitergegeben, wenn wir dazu gesetzlich oder durch Gerichtsbeschluss berechtigt oder verpflichtet sind (z.B. bei Strafverfahren) oder Sie uns zuvor eine entsprechende Einwilligung erteilt haben.

14. Datensicherheit

Wir treffen alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust und Missbrauch zu schützen. So werden Ihre Daten in einer sicheren Betriebsumgebung gespeichert, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich ist.

Im Rahmen Ihrer Anmeldung für einen Kurs werden Ihre personenbezogenen Daten verschlüsselt übertragen. Hierzu verwenden wir insbesondere die Verschlüsselungstechnologie SSL (Secure Socket Layer). Bitte berücksichtigen Sie, dass wir uns zwar bemühen, eine sichere und zuverlässige Website für Nutzer zu gestalten, ein Zugriff Dritter jedoch nicht 100%ig ausgeschlossen werden kann.

Bitte beachten Sie, dass bei der Kommunikation per E-Mail keine vollständige Vertraulichkeit und Datensicherheit gewährleistet ist. Wir empfehlen daher bei vertraulichen Informationen den Postweg.

15. Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Sperrung, Löschung, Widerspruch, Widerruf, Übertragung, Beschwerde)

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten über Sie bei uns gespeichert sind und zu welchem Zweck die Speicherung erfolgt. Ferner können Sie den Datenverarbeitungen widersprechen und Ihre Daten durch uns auf jemand anderen übertragen lassen. Darüber hinaus sind Sie berechtigt, unrichtige Daten korrigieren und Daten sperren oder löschen zu lassen, soweit die Speicherung unzulässig oder nicht mehr erforderlich ist. Zudem haben Sie das Recht, erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Ihr jeweiliges Anliegen können Sie durch Nutzung der in Ziff. 2 genannten Kontaktdaten an die Datenschutzbeauftragte der Stadt Erlangen zu richten.

Neben den zuvor genannten Rechten haben Sie außerdem grundsätzlich das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

16. Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Thema Datenschutz finden Sie

• auf den Internetseiten des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz, Wagmüllerstr. 18 in 80538 München, Tel.: (089) 212672-0, Fax: (089) 212672-50, E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de, www.datenschutz-bayern.de;
• für den nichtöffentlichen Bereich auf den Internetseiten des Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht, Promende 27, 91522 Ansbach, Tel. (0981) 53-1300, Fax: (0981) 53-5300, E-Mail: poststelle@lda.bayern.de, www.lda.bayern.de

17. Newsletter

Auf unserer Internetseite wird den Benutzern die Möglichkeit eingeräumt, einen oder mehrere Newsletter zu abonnieren. Als Newslettersystem wird das System kulturkurier.de der data kulturlink ag (Berlin) verwendet. Hierbei wird zur rechtssicheren und datenschutzkonformen Gestaltung das sog. double-optin Verfahren eingesetzt. Hierbei erhält der potentielle Empfänger zunächst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach erfolgter Bestätigung wird die Adresse in den Verteiler aufgenommen. Die Einwilligung in die Speicherung Ihrer Daten sowie die Nutzung Ihrer Adresse für den Versand können Sie über den „Abmelden Link“ am Ende jedes Newsletters widerrufen. Weitere Informationen finden Sie hier: http://hilfe.kulturkurier.de/kulturnewsletter/

Welche personenbezogenen Daten bei der Bestellung des Newsletters an den für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelt werden, ergibt sich aus der hierzu verwendeten Eingabemaske.

Bei der Anmeldung zum Newsletter speichern wir ferner die vom Internet-Service-Provider (ISP) vergebene IP-Adresse des von der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Anmeldung verwendeten Computersystems sowie das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung. Die Erhebung dieser Daten ist erforderlich, um den (möglichen) Missbrauch der E-Mail-Adresse einer betroffenen Person zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen zu können und dient deshalb der rechtlichen Absicherung des für die Verarbeitung Verantwortlichen.

Die im Rahmen einer Anmeldung zum Newsletter erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Versand unseres Newsletters verwendet. Ferner könnten Abonnenten des Newsletters per E-Mail informiert werden, sofern dies für den Betrieb des Newsletter-Dienstes oder eine diesbezügliche Registrierung erforderlich ist, wie dies im Falle von Änderungen am Newsletterangebot oder bei der Veränderung der technischen Gegebenheiten der Fall sein könnte. Es erfolgt keine Weitergabe der im Rahmen des Newsletter-Dienstes erhobenen personenbezogenen Daten an Dritte.

Für das Tracking von Öffnungs- und Klickraten setzen wir im Newsletter (nicht aber in den Systemmails zur An- und Abmeldung) sog. tracking codes ein, um das Öffnen der Newsletter und das Aufrufen von Weblinks zu erfassen. Die Erfassung wird dabei in einer pseudoynmisierten Speicherung vorgenommen, indem wir alle persönlichen Daten (z.B. die E-Mail Adresse) durch eine Kennzahl (Pseudonym) ersetzen. Dadurch speichern wir keine persönlichen Daten zusammen mit den Nutzungsdaten wie der Öffnung der Newsletter oder das Aufrufen von Weblinks. Ferner ist sichergestellt, dass eine Zusammenführung dieser Daten auch später nicht erfolgen kann. Wenn Sie als Empfänger diesem pseudoynmisierten tracking widersprechen möchten, können Sie sich über den opt-out link am Ende jedes Newsletters von der Liste austragen.